Làm việc nhóm là cách thức khiến nhiều người cùng thực hiện tốt nhiệm vụ và hướng đến mục tiêu chung. Cách làm này giúp các cá nhân bổ sung cho nhau và hoàn thiện bản thân mình. Có nhiều cách để mỗi thành viên luyện cho mình những kỹ năng làm việc nhóm cần thiết nhằm xây dựng nhóm hoàn thiện, gắn kết trong mọi hoàn cảnh, phục vụ đắc lực cho công việc, tương tác đạt hiệu quả cao nhất. Tại Nhật, có một phương pháp làm việc nhóm siêu hiệu quả và được gọi với cái tên là HORENSO. Đối với người Nhật, Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia. Chính nhờ bí quyết này mà các công ty Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp và tinh thần tập thể cao.
HORENSO có nghĩa là chủ động trong công việc, viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku (báo cáo); Renraku (Liên lạc) và Sodan (Bàn bạc). Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ phương pháp Horenso và nhận thức rằng đây là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống và hiệu quả nhất.
1. HOKOKU: BÁO CÁO
Trong mô hình HORENSO, phải nhận thức rằng Báo cáo là một nhiệm vụ. Nếu không nhận được báo cáo, sếp của bạn sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang diễn biến như thế nào. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi?”. Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn. Nhưng phải báo cáo điều gì? Thời điểm và cách thức báo cáo ra sao?
Thời điểm báo cáo thường là khi kết thúc công việc được giao. Nhưng với những công việc có thời hạn dài, cần báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc, khi có gì thay đổi trong quá trình thực hiện công việc, khi thu thập được thông tin gì mới, khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và các cải tiến công việc.
Cần báo cáo theo định kỳ, chính xác, đầy đủ, tin xấu báo trước, tin tốt báo sau, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin. Thông tin báo cáo có tuyển chọn và phân tích, có đưa ra giải pháp. Nên báo cáo bằng văn bản, bằng email. Nếu nội dung phức tạp thì cần dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ….để miêu tả cho dễ hiểu. Trường hợp khẩn cấp có thể báo cáo bằng miệng. Tránh báo cáo kiểu ngẫu hứng, thiếu chính xác, ít thông tin, báo tin tốt trước, văn phong thiếu tôn trọng, thông tin mang tính thống kê, chỉ hỏi và tham khảo chứ không có ý kiến, giải pháp của bản thân..
2. RENRAKU: LIÊN LẠC
Trong HORENSO, liên lạc là khó nhất. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang quá bận rộn, hoặc ông ấy không quan tâm, thì phải làm sao?
Xin lỗi là cách hợp lý nhất “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này…”. Cần cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp. Về phương pháp: với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết, lạc sao cho nhanh và kịp thời, quảng bá rộng (cùng một lúc càng nhiều người biết càng tốt). Nên suy nghĩ kỹ nội dung liên lạc và căn thời gian cho phú hợp. Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp cuối ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo những thông tin cần thiết. Những viêc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nghiệm lần sau….thì nên sử dụng văn bản để liên lạc. Cần tránh liên lạc quá dài dòng, khó hiểu, ngẫu hứng, mất quá nhiều thời gian, liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại.
3. SODAN: BÀN BẠC
Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Nên nhớ rằng không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.
Nên bàn bạc với mục đích rõ ràng, với nhiều người, nhiều cá tính, phong cách; ghi nhận mọi ý kiến, khuyến khích tất cả mọi người tham gia bàn bạc; sau khi có quyết định cuối cùng thì tất cả mọi người cần tuân thủ.
(Tóm lược từ CafeBiz/Trí Thức Trẻ)
Leave a Reply